Ulovlig kort implementeringstid for anskaffelser kan gi avlysningsplikt

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har i en ny avgjørelse om en rammeavtale for kjøp av legemidler slått fast at for korte implementeringstider utgjør et brudd på anskaffelsesregelverket. Det er viktig at oppdragsgivere sørger for tilstrekkelig lange implementeringstider i sine anskaffelser og at tilbyderne påpeker eventuelle utfordringer knyttet til implementering så tidlig som mulig i prosessen.

Krav til implementeringstid

Det er oppdragsgivers som bestemmer hvilke krav som skal stilles ved gjennomføringen av en anskaffelse. Oppdragsgiver har et vidt handlingsrom, blant annet når det gjelder hvor lang implementeringstid leverandørene skal få fra signering til oppstart av kontrakt.

Handlingsrommet begrenses imidlertid av de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven, som innebærer at oppdragsgiver ikke kan stille krav som unødig begrenser konkurransen eller som medfører en usaklig forskjellsbehandling av leverandørene. Oppdragsgiver må legge til rette for en tilstrekkelig lang implementeringstid, slik at alle potensielle leverandører får en reell mulighet til å delta i konkurransen.

Hva som utgjør en tilstrekkelig lang implementeringstid må vurderes for hver anskaffelse, basert på kontraktens kompleksitet og omfang. Leverandører vil ofte ha behov for en lengre implementeringstid når det er behov for omfattende forberedelser, mens implementeringstiden kan være kortere der leverandøren med forholdsvis enkle forberedelser vil kunne starte opp arbeidet.

Anskaffelsene bør planlegges godt og svakheter påpekes tidlig

KOFAs sak illustrerer hvor viktig det er at oppdragsgivere har et bevisst forhold til implementeringstidens lengde i sine anskaffelser. Det må gjøres en grundig vurdering av hvor lang implementeringstid som kreves i hvert enkelt tilfelle. Dersom oppdragsgiver er usikker på hvor lang tid som er tilstrekkelig, kan det være hensiktsmessig å gjennomføre markedsdialog i forkant av konkurransen, hvor leverandørene inviteres til å gi innspill. Markedsdialog kan gjennomføres både skriftlig og muntlig. Sistnevnte i form av fysiske møter eller digitalt (Teams el.).

Leverandørene vil som regel ha bedre kjennskap enn oppdragsgiverne til hvor lang implementeringstid som er nødvendig. For å sikre en god prosess bør leverandørene derfor adressere eventuelle utfordringer knyttet til implementeringstid så snart som mulig i prosessen, og helst allerede under en eventuell markedsdialog.

Denne artikkelen ble først publisert i Dagens Medisin.