Likestilling og ikke-diskriminering – oppfyller din virksomhet aktivitets- og redegjørelsespliktene?

Utvidet aktivitets- og redegjørelsesplikt for arbeidsgivere

Alle arbeidsgivere har siden 2018 hatt en generell plikt til å arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering på arbeidsplassen. I 2020 ble det gjort flere endringer som har betydning for både de store virksomheten (mer enn 50 ansatte ) og i noen tilfeller også for de mellomstore (mer enn 20 ansatte):

• Den generelle aktivitetsplikten ble utvidet til blant annet å omfatte dokumentasjonskrav og opplysningsplikt for arbeidsgivere.
• Redegjørelsesplikt for virksomheter av en viss størrelse.
• Arbeidsgivers plikter etter likestillings- og diskriminerings­loven skal forankres i selskapets styre. Dette skal sikre ivaretakelse av likestillings- og mangfoldsperspektivene i virksomhetenes drift.

Bakgrunnen for lovendringene var å skjerpe oppmerksomheten rundt likestilling og skape mer systematisk tilnærming til likestillingsarbeidet i norske virksomheter. En utvidet aktivitets- og redegjørelsesplikt skal sikre reell likestilling i arbeidslivet ved å gi virksomheter et tydeligere og mer konkret samfunnsansvar.

Generell aktivitetsplikt – hva er nytt?

Etter de nye reglene skal alle arbeidsgivere kunne dokumentere virksomhetens arbeid for å fremme likestilling og hindre diskriminering på arbeidsplassen. Merk at virksomhetens ansatte og deres representanter, samt Likestillings- og diskrimineringsombudet, Diskrimineringsnemnda og forskere, har rett til innsyn i slik dokumentasjon i den utstrekning det er nødvendig for å undersøke om arbeidsgiver har overholdt sine plikter. Den som mottar opplysninger som kan knyttes til f.eks. enkeltansattes lønn, etnisitet og seksuell orientering, har taushetsplikt og skal underskrive en taushetserklæring.

Det er videre gjort en utvidelse knyttet til områder/diskrimineringsgrunnlag som arbeidsgivere skal jobbe med. Arbeidsgivere skal blant annet arbeide mot kjønnsbasert vold og sammensatt diskriminering (diskriminering på flere grunnlag samtidig). Dette kommer i tillegg til de tidligere grunnlagene som det er forbud mot å diskriminere på grunnlag av, f.eks. kjønn, funksjonsnedsettelse, etnisitet og seksuell orientering.

Redegjørelsesplikt – hva er nytt?

Redegjørelsesplikten gjelder for alle offentlige virksomheter, alle virksomheter med 50 ansatte eller mer, og alle virksomheter med 20 ansatte eller mer når en av partene i arbeidslivet krever det. Redegjørelsen skal gis i årsberetningen eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument. Dersom redegjørelsen gis i annet offentlig tilgjengelig dokument, og virksomheten har en plikt til å levere årsberetning, skal det i årsberetningen opplyses hvor dokumentet finnes offentlig tilgjengelig.

Virksomheter skal redegjøre for to hovedområder: (i) Den faktiske tilstanden for kjønnslikestilling i virksomheten og (ii) hvordan virksomheten oppfyller aktivitetsplikten etter likestillings- og diskrimineringsloven. Redegjørelsesplikten er skjematisk beskrevet nedenfor.

Del 1: Den faktiske tilstanden for kjønnslikestilling

Redegjørelsens første del skal gi detaljert informasjon om tilstanden for kjønnslikestilling, samtidig som hensynet til de ansattes personvern blir ivaretatt etter personvernregelverket.

Virksomheten skal hvert år kartlegge og redegjøre for:

• Kjønnsbalansen totalt i virksomheten (antall).
• Midlertidig ansatte (kjønnsforskjell i antall eller prosent).
• Ansatte i deltidsstillinger (kjønnsforskjell i antall eller prosent).
• Gjennomsnitt antall uker foreldrepermisjon for kvinner og menn.

Virksomheten skal minimum annethvert år kartlegge og redegjøre for:

• Lønnsforskjeller på ulike stillingsnivå/grupper (kvinners andel av menns lønn i kroner eller prosent), herunder vurdere likt arbeid og arbeid av lik verdi.
• Lønnsforskjell totalt i virksomheten (kvinners andel av menns lønn i kroner eller prosent).
• Kjønnsbalanse på ulike stillingsnivåer/grupper.
• Ansatte som jobber ufrivillig deltid (kjønnsforskjell i antall eller prosent).

Del 2: Aktivitetsplikten

Redegjørelsens andre del skal beskrive hvordan virksomheten i praksis arbeider for å oppfylle aktivitetsplikten. Det skal blant annet gis informasjon om virksomhetens retningslinjer, prinsipper, prosedyrer og standarder for å fremme likestilling og hindre diskriminering, og for å forebygge trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold.

Aktivitetsplikten innebærer at virksomheter plikter å følge en arbeidsmetode på fire trinn i sitt arbeid for likestilling og ikke-diskriminering. Virksomheter skal fortløpende og i samarbeid med de tillitsvalgte:

1. Undersøke om det finnes risiko for diskriminering eller hindre for likestilling i virksomheten, herunder annethvert år kartlegge lønnsforhold fordelt etter kjønn og bruken av ufrivillig deltidsarbeid,
2. Analysere årsakene til identifiserte risikoer,
3. Iverksette tiltak som er egnet til å motvirke diskriminering, og bidra til økt likestilling og mangfold i virksomheten, og
4. Vurdere resultater av arbeidet.

For å redegjøre for denne arbeidsmetoden, bør virksomheter blant annet redegjøre for (i) hvordan likestillingsarbeidet er strukturert i virksomheten, herunder hvem som deltar og hvor ofte de møtes, (ii) hvordan virksomheten har jobbet for å identifisere diskrimineringsrisikoer på ulike områder/diskrimineringsgrunnlag, (iii) hvilke diskrimineringsrisikoer som er oppdaget og hva som er årsakene til disse risikoene, (iv) hvilke tiltak som er planlagt og/eller gjennomført innenfor de ulike områdene, og (v) hva som er resultatene av dette likestillingsarbeidet og forventningene framover etc.

Vi minner om at brudd på aktivitets- og redegjørelsesplikten kan sanksjoneres av offentlige organer.

Thommessen bistår flere klienter med å oppfylle de ovennevnte kravene. Ta gjerne kontakt for en prat om hvordan din virksomhet kan sørge for at regelverket overholdes.