Er du i rute med årets redegjørelse etter åpenhetsloven? Her er fem vanlige fallgruver du bør unngå når årets redegjørelse skal publiseres innen 30. juni.
Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022, og pålegger større virksomheter å gjøre aktsomhetsvurderinger av egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningspartnere. I dette ligger at virksomheter skal kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som er forårsaket av eller direkte knyttet til virksomheten.
I tillegg er virksomheter som er omfattet av åpenhetsloven pålagt å publisere en skriftlig redegjørelse for disse vurderingene. Denne redegjørelsen skal publiseres innen 30. juni hvert år.
Redegjørelsen må oppfylle tre minstekrav
- Redegjørelsen skal inneholde en generell beskrivelse av hvordan virksomheten er organisert, som selskapets struktur, produktene eller tjenestene selskapet tilbyr, samt de retningslinjer og rutiner virksomheten har for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
- Redegjørelsen skal inneholde informasjon om negative konsekvenser og vesentlig risiko for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som aktsomhetsvurderingene har avdekket.
- Redegjørelsen skal inneholde informasjon om hvilke tiltak virksomheten har satt i gang eller planlagt for å stanse negative konsekvenser, eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller de forventede resultatene av disse tiltakene.
Forbrukertilsynet fører tilsyn
Forbrukertilsynet utførte høsten 2023 en kontroll av et utvalg virksomheter som er underlagt åpenhetsloven. Kontrollen avdekket at én av fem virksomheter manglet en offentlig redegjørelse for aktsomhetsvurderingene, og at kvaliteten på de redegjørelsene som var publisert var varierende.
Det er gitt signaler om at Forbrukertilsynet vil prioritere å føre tilsyn med åpenhetsloven i 2024, og ved gjentatte brudd på åpenhetsloven kan Forbrukertilsynet ilegge overtredelsesgebyr.
Mulige fallgruver
Basert på vår egen og Forbrukertilsynets gjennomgang har vi laget en oversikt over fem typiske fallgruver virksomheter bør unngå for å overholde redegjørelsesplikten:
- Mangelfull beskrivelse av funn og risikoer
Flere virksomheter utelater eller har mangelfulle beskrivelser av hvilke funn de har gjort og vesentlige risikoer som er avdekket. Dersom det ikke er avdekket noe under aktsomhetsvurderingene, bør det fremgå av redegjørelsen for å vise at virksomheten faktisk har gjennomført vurderingene. For flere virksomheter kan det være slik at det ikke avdekkes noen faktiske negative konsekvenser, men at virksomheten likevel er eksponert for vesentlig risiko, f.eks. i leverandørkjeden. I slike tilfeller er det viktig at det opplyses om disse risikoene. - Utelatelse av øvrige minstekrav
Enkelte virksomheter glemmer å beskrive hva de har på plass av rutiner og systemer for å håndtere negative konsekvenser, og mangler beskrivelse av tiltak de har iverksatt eller planlegger å iverksette. Dette kan være etiske retningslinjer, rutiner for risikovurderinger, medarbeiderundersøkelser og lignende. - Manglende signering eller opplysning om tilgjengelighet
Husk at hele styret – alle styremedlemmer – må signere redegjørelsen og at det i årsberetningen informeres om hvor redegjørelsen vil bli tilgjengeliggjort. - Uklarhet i konsernredegjørelser
Forbrukertilsynet har i sin veiledning åpnet for at virksomheter kan redegjøre på konsernnivå så lenge beskrivelsene er dekkende nok for de ulike selskapene som er omfattet av loven. Enkelte selskaper er imidlertid ikke tydelige på hvilke selskaper redegjørelsen omfatter og hvilke beskrivelser som knytter seg til det enkelte selskap. - Utilstrekkelig publisering og tilgjengelighet
Pass på at redegjørelsen er lett tilgjengelig på nettsiden. Det skal være enkelt for mottakeren å finne redegjørelsen, og å oppfatte at det man leser er selskapets redegjørelse under åpenhetsloven.
Ta kontakt med oss
Vi har omfattende erfaring med å bistå selskaper i å utarbeide redegjørelser under åpenhetsloven. Ta kontakt dersom du ønsker bistand med å utarbeide en redegjørelse eller å få hjelp med å vurdere om redegjørelsen oppfyller kravene i åpenhetsloven.
Andre forhold knyttet til åpenhetsloven som vi kan bistå med inkluderer:
- Rutiner for etterlevelse av åpenhetsloven
- Hjelp med å utføre aktsomhetsvurderinger
- Hjelp med å besvare informasjonsforespørsler
- Avtaleklausuler og leverandørkrav som hensyntar kravene i åpenhetsloven
Thommessens Åpenhetskompass
Lurer du på om din virksomhet er omfattet av åpenhetsloven? Test selv i Thommessens egenutviklede åpenhetskompass. Testen gjennomføres på bare noen få minutter.
