Valg av ansatterepresentanter til styret - dette må du huske på

1. Valget skal være hemmelig og skriftlig. Det er mulig å gjennomføre elektronisk valg da dette anses som et skriftlig valg.
2. Valget skal ledes av et valgstyre som opprettes av selskapet sammen med de ansattes tillitsvalgte. Valgstyret skal bestå av minst tre personer med stemmerett, hvorav én leder. Valgstyret bør fastsette retningslinjer for valget.
3. Valgstyret skal fastsette datoen for valget. I enkelte virksomheter fastsettes det en valgperiode som de ansatte kan avgi stemme innenfor for å sikre at flest mulig skal kunne få avgi stemme (for eksempel ved skiftarbeid).
4. Hovedregelen er at valget skal gjennomføres som flertallsvalg. Ved flertallsvalg stemmer velgerne på enkeltstående kandidater. Den kandidaten som får flest stemmer vinner. Ved flertallsvalg kan en majoritetsgruppe få samtlige styremedlemmer valgt dersom hele gruppen systematisk stemmer på bestemte kandidater.
5. Valget skal imidlertid gjennomføres som forholdstallsvalg dersom minst en femtedel av de som har stemmerett eller lokale fagforeninger som representerer minst en femtedel av de som har stemmerett skriftlig krever det. Et slikt skriftlig krav må være fremsatt senest seks uker før valgdagen. Når valget gjennomføres som forholdstallsvalg stemmes det på forhåndsdefinerte lister med kandidater som ikke kan endres. Ved et slikt valg vil styrevervet fordeles på listene i forhold til det antall stemmer hver liste har fått.
6. Valget skal foregå i valgkretser dersom et flertall av de ansatte eller lokale fagforeninger som representerer et flertall av de ansatte skriftlig krever dette. Et slikt skriftlig krav skal være fremsatt senest syv uker før valgdagen. Valg med valgkretser betyr at selskapet deles inn i like mange valgkretser som det skal velges styremedlemmer. Alle ansatte skal tilhøre en valgkrets. De ansatte har bare stemmerett og er bare valgbare i valgkretsen de tilhører. I tvilstilfeller vil valgstyret avgjøre hvilken valgkrets en ansatt tilhører. Valg med valgkretser kan være en måte å sikre at minoritetsgrupper blir representert i selskapets styre.
7. Valgstyret skal senest fire uker før valgdatoen kunngjøre om valget skal foregå som flertallsvalg eller forholdstallsvalg og om det skal være valgkretser, og oppfordre ansatte som har forslagsrett til å fremme forslag til styrerepresentanter. Forslag må være levert til valgstyret senest tre uker før valgdagen.
8. De godkjente forslagene til styrerepresentanter skal kunngjøres av valgstyret senest en uke før valgdagen.
9. Valgresultatet skal føres inn i en valgprotokoll som underskrives av valgstyret. De ansatte skal orienteres om valgresultatet.
10. Utgiftene ved valget dekkes av selskapet.

Lovbestemt tidsfrist

Valg av ansatterepresentanter til styret skal finne sted annenhvert år. Funksjonstiden regnes fra valget og opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling det året valgperioden utløper. Dersom de ansatte ikke har valgt nye representanter på dette tidspunktet, fungerer de sittende styremedlemmene inntil nye er valgt.

De lovbestemte tidsfristene over viser at det kan være tidkrevende å gjennomføre valg av ansatterepresentanter til styret. Det er mulig å gjennomføre valget på kortere tid enn det representasjonsforskriften legger opp til, men det krever enighet med et flertall av de ansatte eller fagforening som representerer et flertall av de ansatte. Uansett bør slike valg planlegges i god tid slik at bedriften overholder fristene og samtidig sikrer at ansatterepresentantene i styret som en hovedregel ikke sitter utover sin funksjonstid.

Har du spørsmål knyttet til valg av ansatterepresentanter i styret? Kontakt oss gjerne!