Noen anbefalinger for gjennomføring av prosjekter innen digitalisering

Prosjektene blir større fordi man oftere enn tidligere bytter ut foreldede systemer istedenfor å flikke på disse. Dette medfører gjerne større og mer gjennomgripende endringer.

Større prosjekter er også ofte mer komplekse - blant annet fordi man ikke på forhånd kan spesifisere alle kravene til systemet. Dermed gjennomføres prosjektet gjerne som et smidig utviklings- og leveranseprosjekt. Dette medfører en rekke fordeler. Utfordringen er blant annet å finne riktige insentiver for leverandøren med å oppfylle kundens målsetninger innenfor budsjett.

Vi har i løpet av de siste årene jobbet med flere slike prosjekter. Våre erfaringer gir grunnlag for en rekke anbefalinger, og noen av de viktigste er:

• Gjennomfør en grundig behovsanalyse i forkant av prosjektet – sammen med en eller flere leverandører (hvor hypotesen er å velge den beste)
• Vurder nøye om, i hvilken utstrekning og på hvilket stadium av prosessen det er aktuelt å inkludere prosjektdeltakere som befinner seg fysisk og kulturelt langt unna kunden
• Foreta en grundig og samarbeidsorientert kontraktsforhandling. Identifiser og snu de fleste steiner før prosjektet starter og reguler løsning på kjente utfordringer grundig i kontrakten. På dette området holder det ikke å bruke "standardavtalene" i markedet uten tilpasninger.
• Påse at leverandøren er tydelig på hva som kreves av kunden for å gjennomføre prosjektet. Dette bør være detaljert ned til kompetansekrav, antall årsverk, objektivt målbare leveranseforpliktelser (inkludert fra kundens øvrige leverandører), m.v.
• Utarbeid et grundig business case, og mål prioriteringer og resultater ut fra oppfyllelse av dette. For å bidra til å sikre at dette oppfylles, bør leverandørens kompensasjon knyttes opp mot realisering av dette. Et tydelig endringsregime knyttet til businesscaset bør reguleres i avtalen, slik at kundens endrede prioriteringer ikke rammer forutsetningene for leverandørens insentiver.

Ta gjerne kontakt for en uforpliktende samtale om du ønsker å vite mer eller diskutere nærmere vedrørende et prosjekt du skal i gang med eller for tiden holder på med.