I et samfunn med rask teknologisk utvikling går stadig flere over til en tilnærmet papirløs forretningsdrift. Stikkordene er elektronisk kommunikasjon og -lagring.

I den sammenheng er det viktig å være klar over at loven oppstiller en rekke plikter med hensyn til slik elektronisk kommunikasjon og –lagring. Noen plikter gjelder for alle virksomheter, andre varierer fra sektor til sektor. Når et selskap vurderer å gå over til en teknisk løsning som støtter lagring av elektroniske dokumenter, så bør det foretas en grundig gjennomgang av de plikter som gjelder for den aktuelle virksomhet. Vi har laget en oversikt med enkelte eksempler på lovbestemmelser som har betydning i denne sammenheng.

 

Denne oversikten er ikke ment som en fullstendig gjennomgang av alle spesifikke typetilfeller, men i stedet ment som en ikke-uttømmende oversikt over de regler som kan få betydning for den aktuelle virksomhet.

Forut for elektronisk lagring finner det gjerne sted elektronisk kommunikasjon. Nærings- og handelsdepartementet har gjennomført et prosjekt vedrørende slik elektronisk kommunikasjon. Dette har munnet ut i endringer/presiseringer i de lover som hadde krav som etter ordlyden kunne tilsi at dokumentet måtte eksistere i fysisk form. I hovedsak er konklusjonene at elektronisk kommunikasjon godtas, eksempelvis ved sending av meldinger, varsler og lignende i henhold til aksjeloven. Likevel er det ofte oppstilt krav om at mottaker må ha godtatt denne formen for kommunikasjon.

Det oppstilles også en del bransjespesifikke krav. Verdipapirhandelsloven og Finansavtaleloven godtar på visse vilkår elektronisk kommunikasjon. Inkassolovens bestemmelser om betalingsoppfordring og inkassovarsel er derimot eksplisitt unntatt når det gjelder denne kommunikasjonsform. Her er det etter ordlyden krav om at slike varsler skal sendes skriftlig på papir.

Dersom en virksomhet benytter elektronisk kommunikasjon er det også en del regler som ikke er lovpålagte plikter, men som innebærer at man ved å følge dem vil stå sterkere ved for eksempel en senere tvist. Det er her tale om sikring av bevis. Selv om muntlige utsagn i utgangspunktet er like bindende som skriftlige, så vil det ofte være vanskelig å bevise i ettertid hva som er sagt. E-post vil også kunne være bevismateriale i en rettssak, på samme måte som andre skriftlige dokumenter, men bevisverdien vil avhenge av hva slags rutiner bedriften kan dokumentere å ha med hensyn til autentisering (identifikasjon) og integritet (uendret innhold) av dokumentet. Et alternativ for å øke bevisverdien av for eksempel e-post kan være bruk av elektronisk signatur. Ved inngåelse av avtaler over web eller via e-post er det viktig at avtalene oppbevares.

Elektronisk lagring av dokumenter blir stadig mer utbredt. Da er det viktig å ha i bakhodet hvilke lagringsregler man må forholde seg til, blant annet med tanke på hvorvidt systemet gjør det mulig å oppfylle pliktene, samt hvorvidt det er nødvendig å oppbevare fysiske kopier av dokumentene i tillegg.

Både ved bruk av elektronisk kommunikasjon og –lagring oppstår ofte spørsmål knyttet til personopplysninger, herunder hvordan disse skal håndteres. Det er viktig å merke seg at dersom man for eksempel samler inn, bruker eller lagrer opplysninger (samlebegrep: ”behandler”) som kan identifisere en person eller en svært liten gruppe mennesker, så oppstår det plikter hos den som foretar behandlingen (behandlingsansvarlig). Det må for det første foreligge et lovlig behandlingsgrunnlag, dernest kan det oppstå en melde- eller konsesjonsplikt, samt at det stilles strenge krav til hvordan denne informasjonen er sikret, herunder at behandlingsansvarlige har full kontroll over den behandling som finner sted. Dersom slike opplysninger skal overføres til en tredjepart, oppstilles forskjellige regler avhengig av hvilket land mottaker befinner seg. Videre stilles det krav om at den behandlingsansvarlige sørger for at opplysninger som ikke lenger er nødvendig for den påtenkte behandlingen slettes.

For de tilfeller hvor virksomheten driver e-handel over Internet, oppstiller e-handelsloven regler for lagring av avtaler som inngåes. Selv om det ikke er krav om å lagre slike avtaler, så er det krav om å gi opplysninger om lagringen dersom avtalene lagres. Av bevishensyn anbefales imidlertid at slike lagres uansett, jf ovenfor.

Ved lagring av dokumenter vil også foreldelsesloven kunne få betydning. Denne oppstiller de ytre grenser for når et krav anses foreldet og ikke lenger kan fremmes. For å sikre sin rettslige posisjon for de tilfellene virksomheten enten a) har et krav mot tredjemann eller b) får et krav rettet mot seg, kan det være hensiktsmessig at de aktuelle dokumenter knyttet til potensielle krav oppbevares i samsvar med slike foreldelsesfrister. Bevisverdien av det lagrede dokumentet vil som ellers bero på virksomhetens bruk av tilstrekkelig overbevisende mekanismer for sikring av dokumenters autentisitet og integritet.

Lovene oppstiller både generelle selskapsrettslige krav og spesielle sektorspesifikke krav når det gjelder lagring av dokumenter. I henhold til Aksjeloven er det krav om oppbevaring av opplysninger om tidligere aksjeeiere i 10 år. Disse kan på visse vilkår lagres elektronisk. Derimot skal generalforsamlingsprotokoller og stiftelsesdokumenter lagres på papir. Dette gjelder også etter Allmennaksjeloven. Videre er det etter Regnskapsloven krav om lagring av regnskapsmateriale i 10 år, mens dokumenter relatert til skatt og avgift skal oppbevares i en tilsvarende periode i henhold til Skatteloven og Merverdiavgiftsloven.

Innen telesektoren er det lagringsplikter og tilhørende sletteplikter både når det gjelder trafikkdata og lokaliseringsdata. Dokumentasjon knyttet til intern kontroll må være tilgjengelig for Post og Teletilsynet på forespørsel.

Hvitvaskingsloven stiller krav til forsvarlig lagring av innhentede opplysninger og legitimasjon. Slike opplysninger må lagres i 5 år etter at transaksjonen er gjennomført, og deretter må de slettes innen 1 år etter at oppbevaringsplikten opphører. I henhold til Finansavtaleloven er det krav om oppbevaring av inngåtte avtaler, mens virksomheter som faller innunder Verdipapirhandelsloven plikter å oppbevare lydbåndopptak i minst 3 år.

Også når det gjelder lagring finnes det regler som ikke oppstiller en plikt for virksomheten, men som vi kan karakterisere som såkalte ”bør-regler”. Dette er i all hovedsak knyttet til sikring av bevis. Her er det viktig å sikre, vedlikeholde og forvalte dokumentasjonen forsvarlig, gjerne gjennom en gjennomarbeidet e-post policy.

Det som er skrevet over viser at det eksisterer forskjellige krav til de forskjellige virksomheter. Dette belyser hvor viktig det er med en skreddersydd løsning for den konkrete virksomhet for å sikre både at man oppfyller lovenes krav, samt står i en best mulig stilling dersom det oppstår en tvist med tredjepart.

Husk: Kravene til elektronisk dokumentbehandling kan oppleves som en byrde, men kan også bidra til gevinst.
Utnytt mulighetene!

For mer informasjon, kontakt vårt kompetanseområde for IKT-rett.