Den nye offentlighetsloven med tilhørende forskrift trådte i kraft ved årsskiftet. Loven innebærer at energiselskaper i større omfang enn tidligere vil være omfattet av loven.

Dersom et selskap omfattes av loven, er selskapets saksdokumenter og journaler som utgangspunkt offentlige, og enhver kan begjære innsyn i disse. Selskap som er omfattet av loven, bør sette seg inn i lovens regler og plikter, samt utarbeide rutiner for håndtering av innsynsbegjæringer.

 
Også offentlig virksomhet

 
Offentlighetsloven regulerer allmennhetens rett til innsyn i offentlig virksomhet. Loven har til formål å fremme informasjons- og ytringsfrihet, demokratisk deltakelse, rettssikkerhet, tillit til det offentlige og mulighet for allmennhetens kontroll med det offentliges virksomhet.

 

Offentlig virksomhet omfatter for det første statlige, fylkeskommunale og kommunale organer. Men også selvstendige rettssubjekter, som for eksempel aksjeselskaper kan være omfattet av loven. Dersom det offentlige kontrollerer mer enn 50 prosent av stemmene i selskapets generalforsamling, vil selskapet i utgangspunktet være omfattet. Regelen er ny i forhold til den tidligere offentlighetsloven, og skal blant annet hindre at det offentlige ”organiserer seg vekk” fra innsynsretten. En rekke energiselskaper hvor det offentlige er inne på eiersiden, vil derfor kunne være omfattet av den nye offentlighetsloven.

 
Unntak for næring

 

Loven gjør imidlertid unntak for offentlig eide selskaper såfremt de hovedsakelig driver næring i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private (konkurranseutsatt virksomhet). Rene kraftprodusenter og kraftomsettere vil derfor som hovedregel være unntatt fra loven til tross for offentlig eierskap. Nettselskaper vil på grunn av sin monopolstilling derimot ikke omfattes av unntaket.

 
Når det gjelder vertikalt integrerte energiselskaper, hvor ren konkurranseutsatt virksomhet og monopolvirksomhet ligger i samme selskap, samt holdingselskaper/morselskaper i konsern som eier både konkurranseutsatt og monopolbasert virksomhet, er det derimot ikke like opplagt hvorvidt selskapets virksomhet hovedsakelig er konkurranseutsatt.

 

Utgangspunktet er at minst halvparten av selskapets virksomhet må være utsatt for konkurranse for at selskapet skal være unntatt fra loven. Hvorvidt dette er tilfellet må avgjøres ut fra en helhetsvurdering, hvor for eksempel momenter som omsetning, fortjeneste, antall tilsatte, verdi på driftsmidler og markedsverdi vil kunne være relevante.

 

Såfremt selskapet er omfattet av offentlighetsloven, er utgangspunktet at enhver har rett til innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende registre hos selskapet. Innsynsretten vil kunne omfatte det meste av selskapets skriftlige og elektroniske materiale.

Selv om hovedregelen etter loven er innsyn, oppstilles det enkelte unntak fra retten til innsyn. Blant annet er dokumenter som gjelder den interne saksforberedelse hos virksomheten og dokumenter i anledning rettssaker hos virksomheten, unntatt offentlighet.

 

Selv om dokumentet som sådan ikke er unntatt offentlighet, oppstiller loven også unntak for enkelte typer opplysninger. Dette gjelder blant annet taushetsbelagte opplysninger som forretningshemmeligheter og personlige forhold, og opplysninger som gjelder økonomi-, lønns- og personalforvaltning. Det skal da som hovedregel gis innsyn i en versjon av dokumentet der de unntatte opplysningene er ”sladdet”.

  
Adgang og plikt

 

Taushetsbelagte opplysninger (typisk personlige forhold og forretningshemmeligheter) plikter virksomheten å unnta fra innsyn. For en rekke av de andre unntakene har virksomheten derimot adgang, men ikke plikt, til å nekte innsyn. Før innsyn kan nektes i disse tilfellene må det vurderes, ut fra en interesseavveining mellom hensynet til offentlig innsyn og behovet for unntaket fra innsyn om helt eller delvis innsyn like fullt skal gis (meroffentlighetsvurdering).

Praktisk gjennomføring

 

Offentlighetsloven pålegger en del plikter som aktuelle selskap må sette seg inn i. Blant annet plikt til å føre journal over inngående og utgående dokumenter. Videre skal alle forespørsler om innsyn behandles og besvares i løpet av fem dager. Avslag må besvares skriftlig med presis henvisning til unntaksbestemmelse, og det må opplyses om klageadgang og klagefrist. Det kan kreves nærmere begrunnelse for avslaget.

Offentlighetsforskriften inneholder regler om hva som er rett klageorgan for selskaper som er omfattet av loven. Den som ber om innsyn, kan kreve papirkopi eller elektronisk kopi. Som hovedregel skal slik kopi gis gratis. Offentlighetsforskriften har nærmere regler om tilfeller hvor betaling kan kreves.

 
For selskap som omfattes av loven, kan det være nødvendig å gjennomgå hvordan opplysninger og dokumenter håndteres i selskapet. Det bør utarbeides rutiner for behandling av forespørsler om innsyn, med utpeking av ansvarlig osv. Videre bør det utarbeides veiledere/retningslinjer for hvilke dokumenter som kan og skal unntas fra offentlighet, og dokumenter som ikke skal offentliggjøres, bør stemples eller lignende. Virksomheten bør også utarbeide standarder/maler til bruk ved avslag på anmodning om innsyn.