Kritikkverdige forhold på arbeidsplassen skal i utgangspunktet varsles internt. Etter en endring i arbeidsmiljø­loven kapittel 2 og 3, må arbeidsgivere som er omfattet av loven vurdere om det må utarbeides rutiner som tilrettelegger for og setter arbeidsgiver i stand til å håndtere intern varsling. Reglene trådte i kraft 1. januar 2007 og supplerer virksomhetens plikter med hensyn til systematisk
helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

Bare arbeidsgivere med ukomplisert drift og få ansatte, er unntatt fra bestemmelsene. Virksomhet som er særlig utsatt for mulig økonomisk kriminalitet og korrupsjon bør vurdere reglene nøye. Fordi kritikkverdige forhold også vil relatere seg til andre aspekter enn bare de økonomiske, anbefaler vi våre klienter å foreta en konkret vurdering av hvordan det er tilrettelagt for håndtering av varsling om forhold på arbeidsplassen som de ansatte selv opplever som kritikkverdige. Arbeidstilsynet har tilsynskompetanse og kan overprøve arbeidsgivers vurderinger og eventuelt pålegge ytterligere tiltak.

Rutiner bør utferdiges skriftlig og være tilgjengelig for alle ansatte. De bør ta utgangspunkt i virksomhetens etiske normer og retningslinjer for opptreden. Det bør fremgå hvordan de ansatte kan varsle, hvem det bør varsles til og på hvilke måter varsling bør skje. Varsling kan for eksempel skje via intranettet eller til en dedikert e-post adresse. Rutinene kan tilpasses forskjellig grad av alvorlighet med hensyn til hva det varsles om. Det bør vurderes om ansatte skal gis mulighet for å varsle anonymt. Det bør informeres om konsekvenser av misbruk.

Rutinene må ikke begrense ansattes generelle ytringsfrihet. Arbeidsmiljøloven gir derimot anvisning på at varsleren må gå frem på en forsvarlig måte. Arbeidsgiver må derfor kunne veilede med hensyn til hvilke aspekter det bør informeres om, for at man skal kunne håndtere varselet på en ordentlig måte. Det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at arbeidstaker ikke har varslet på forsvarlig måte. Rutiner for varsling bør drøftes med ansatterepresentanter på forhånd.

Virksomheten kan eventuelt vurdere om det er ønskelig å sette i verk andre tiltak samtidig med eller alternativt til, interne rutiner for varsling. Ett eksempel på slikt tiltak, kan være regelmessige møter med de ansatte om temaet.

Virksomhetens ledelse bør fastsette ansvar og rutiner for den som skal håndtere varsling. Det bør vurderes om håndteringen skal settes ut til eksterne, uavhengige organer.

Merk at arbeidsmiljølovens regler om varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen ikke begrenser varslingsrett og -plikt som de ansatte eller andre ellers måtte ha i henhold til den enhver tid gjeldende lovgiving.

Utover reglene om intern varsling bør en, i samarbeid med PR/informasjonsavdeling, utarbeide retningslinjer for håndtering av ekstern varsling (situasjoner hvor varsleren går direkte til media, offentlige myndigheter eller andre).

All elektronisk behandling av varsler innebærer behandling av personopplysninger både om den som varsler og den det blir varslet om. Personopplysningene vil regelmessig kunne være av sensitiv karakter. Personopplysningsloven oppstiller spesielt strenge krav til ivaretagelse av sikkerheten rundt slike personopplysninger. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med varsling må meldes til Datatilsynet, og det må foretas en fornyet vurdering av om informasjonssikkerheten i denne forbindelse, oppfyller kravene i personopplysningsforskriften. Datatilsynet har utarbeidet et informasjonsskriv om varsling på arbeidsplassen.

Personopplysningsloven har bestemmelser som blant annet pålegger arbeidsgiver av eget tiltak å informere de personer det varsles om, i forhold til behandlingen av personopplysninger om dem som følge av dette. Både varsleren og de det varsles om, har i utgangspunktet rett til innsyn i personopplysningene som behandles om dem i forbindelse med varsling. Virksomheten må vurdere i hvilken utstrekning det eventuelt kan påberopes unntak fra informasjons- og innsynsretten på grunnlag av blant annet formålet med behandlingen av varslede forhold.

Norske virksomheter som er underlagt Sarbanes-Oxley Act (SOX), må merke seg at plikten til å tilrettelegge for intern varsling etter arbeidsmiljøloven omfatter flere forhold enn SOX. Ved implementering av SOX rutiner anbefaler vi våre klienter å ta høyde for anvisninger fra EU’s personvernmyndigheter samt fra Datatilsynet.

Kontakt